Una Guía de Voz es un documento corporativo que tienen muchas compañías y que contiene todas las pautas que deben respetar todas las personas implicadas en la redacción de los textos. Las palabras son una parte esencial de la identidad de una marca y deben utilizarse de manera efectiva tanto en la comunicación interna como en la comunicación externa. Todos los directivos y empleados que escriben documentos, así como los community managers, periodistas y publicistas que forman parte del equipo de comunicación externo deben seguir estas directrices que crear un discurso único y para construir una narrativa sólida y convincente.
En primer lugar, las palabras, al igual que las imágenes, son una expresión de la filosofía de una marca. Por esa razón es necesario incluir en la Guía de Voz los puntos clave de la dicha filosofía. Es un buen momento para recordar conceptos fundamentales como la visión, la misión y los valores.
A continuación es muy práctico enumerar unas normas básicas de redacción, como por ejemplo, ser distinguido o coloquial, utilizar una jerga técnica o huir de ella, evitar las abreviaturas o utilizar a menudo unas palabras determinadas con las que los clientes suelen asociar a la marca.
Después puede ser muy útil describir el estilo con el que debe expresarse la marca. Para ello es conveniente definirlo con adjetivos, por ejemplo, sencillo y directo, elegante, juvenil, dinámico, etc. En esa fase intenta describir con detalle qué entiende la marca por cada uno de esos rasgos, y si puedes, demuéstralo con ejemplos.
También la Guía de Voz es una gran oportunidad para unificar la forma en la que se escribe la palabra que da nombre a la propia marca, así como otras palabras que definen productos o servicios que ofrece la empresa. Por ejemplo, si debe escribirse en mayúscula o minúscula, o con la primera letra mayúscula y el resto en minúscula.
La Guía de Voz debe ser un documento claro y sencillo, de no más de diez páginas, es conveniente que tenga un diseño atractivo, y que pueda compartirse fácilmente por mail.
Respetando las normas que contiene una Guía de Voz, una marca puede definir su tono de comunicación y puede unificar su estilo a la hora de dirigirse a sus accionistas, clientes, empleados, proveedores, sociedad, etc. Asimismo una Guía de Voz permite establecer una única voz y no confundir a las audiencias utilizando expresiones o estilos diferentes o contradictorios.
Si te sirve de ejemplo, ésta puede ser la estructura de una Guía de Voz:
1. Introducción: una breve descripción que defina la utilidad del documento. ¿Para qué sirven estas pautas y a quién van dirigidas?
2. Filosofía: visión, misión, valores. Es necesario que las personas que vayan a hablar en nombre de la marca conozcan a fondo estos conceptos y los hayan interiorizado.
3. Tono: se trata del estilo que va a envolver la forma en la que te diriges a tus audiencias. Utiliza dos o tres adjetivos para definirlo. Por ejemplo, elegante, juvenil, sobrio, etc.
4. Normas básicas: establece pautas como, por ejemplo, utiliza un lenguaje claro, evita los tecnicismos, evita la puntuación excesiva, evita las abreviaturas.
5. Palabras clave: define cómo deben escribirse las palabras más importantes asociadas a la marca. Por ejemplo, si debe escribirse “Coca-Cola” o “Coca- cola”. El objetivo es unificar los criterios para normalizar el discurso.
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