7 ideas para trabajar en equipo: agencia-cliente

A la hora de embarcarse en un proyecto de marketing de contenidos, la agencia debe sumergirse de lleno en la cultura del cliente hasta convertirse en una extensión de la marca. Nadie conoce mejor su producto que el propio cliente. Para que la agencia genere piezas de calidad y se obtengan los mejores resultados, es necesario que se integre en profundidad en la agenda del cliente. A continuación, repasamos 7 ideas para fomentar un buen trabajo en equipo:

Las reuniones periódicas fortalecen la coordinación entre ambas partes. Es imprescindible que la agencia interiorice los valores y la filosofía del cliente. Por su parte, el cliente percibirá una visión más objetiva y con perspectiva por parte de la agencia. A través de esa comunicación, la agencia empatizará con las experiencias y motivaciones del cliente. Esta primera etapa es crucial para definir los problemas y soluciones.

La Estrategia de Contenidos debe estar presente en todo momento, desde el inicio y todos la deben conocer. Por ahí se empieza. Aunque las tareas estén divididas, creativos, especialistas en video, diseñadores y redactores deben estar alineados y en comunicación constante para que todas las campañas tengan consistencia. Para lograr una estrategia sólida, los miembros del equipo deben tener en cuenta el trabajo de sus compañeros. Las campañas conforman un sistema global interconectado y no tendrían el mismo impacto como piezas independientes. Muchas veces el community management debe realizarlo una persona del cliente pero la generación de contenidos la debe realizar la agencia; o el cliente debe buscar a un prescritor para grabarle en vídeo y la agencia lo graba, etc.

Para absorber cada detalle de información, la agencia debe escuchar atentamente los objetivos del cliente y las opiniones de los usuarios. El feedback constante sirve para mejorar la calidad de los contenidos y generar ideas acertadas. La agencia tiene que ser curiosa y disparar preguntas a discreción: ¿quiénes son los competidores? ¿Qué es lo que más preocupa a los usuarios? ¿De qué se quejan? ¿Cuáles son los pros y contras del producto del cliente?

Google Calendar, Drive, Trello o Asana son herramientas virtuales muy útiles y gratuitas que agilizan el flujo de trabajo y potencian una cooperación en equipo más óptima. La inmediatez y claridad de estas herramientas ayudan a encajar las acciones de cada parte. Establecer el uso de estas herramientas de gestión de proyectos evita los típicos problemas de “emails perdidos”.

Una buena planificación evitará urgencias y nos permitirá reaccionar con tiempo a los imprevistos. Visualizar las tareas mensuales y no solo centrarse en el día a día da una perspectiva global. Así el cliente podrá planificarse para entregar los contenidos necesarios a la agencia. Un calendario mensual ayudará a que ambas partes cumplan con sus reponsabilidades.

En muchas ocasiones la agencia no presenta las piezas de video, gráfico o web hasta la etapa final. En caso de modificaciones, los cambios son dramáticos suponiendo un gran coste de horas de trabajo para corregirlos. Sin embargo, ir presentando las propuestas en fases tempranas permite reaccionar más ágilmente y a menor coste. Por parte del cliente, es aconsejable enviar los cambios de una sola vez para optimizar el tiempo de trabajo.

Evaluar periódicamente los resultados de nuestra campaña nos permitirá comprobar si vamos en la dirección correcta o si por lo contrario hay que re-definir las acciones. Un riguroso análisis nos ayudará a conocer cada vez más al producto y a sus usuarios.

A veces la irrupción de una agencia de marketing externa en una organización supone un impacto necesario para reordenar su estructura. Esa visión más “fresca” ayuda a la propia empresa a auto-analizarse con un enfoque más objetivo y a tomar consciencia de errores en los que no habían caído desde dentro. El acomplamiento de la agencia en el workflow del cliente es un proceso clave para obtener mejores resultados. La colaboración entre los equipos de ambas partes es esencial para generar nuevas ideas.